Để nộp thông báo phát hành biên lai điện tử, Doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ cần thiết
Phần mềm hỗ trợ khai thuế:
- Phần mềm hỗ trợ ký số eSign, tải tại đây
- Phần mềm quản lý chữ ký số: từng nhà cung cấp chữ ký số sẽ có phần mềm quản ký khác nhau
Trước khi nộp thông báo, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu sau:
- Quyết định áp dụng biên lai điện tử (tham khảo mẫu tại đây).
- Thông báo phát hành biên lai điện tử (tham khảo mẫu tại đây)
- Mẫu biên lai điện tử dự kiến sử dụng.
Sau khi điền đầy đủ thông tin vào quyết định phát hành biên lai điện tử, thông báo phát hành biên lai điện tử, doanh nghiệp ký đóng dấu và scan gộp chung thành 01 file word theo thứ tự ở trên.
Lưu ý: Ngày bắt đầu sử dụng biên lai điện tử trên quyết định phát hành và thông báo phát hành phải cộng thêm 05 ngày kể từ ngày nộp thông báo phát hành.
Bước 2: Đăng nhập vào hệ thống quản lý thuế
- Truy cập vào hệ thống eTax của Tổng cục Thuế có địa chỉ: https://thuedientu.gdt.gov.vn/
- Đăng nhập bằng tài khoản đã được cấp (có dạng “mã số thuế-ql”). Nếu chưa có tài khoản, doanh nghiệp cần đăng ký thông qua cơ quan thuế quản lý.
Bước 3: Đăng ký tờ khai thông báo phát hành biên lai điện tử
Bước này dành cho Doanh nghiệp chưa đăng ký từ khai “TB01/AC – THÔNG BÁO phát hành biên lai”. Nếu đã có tờ khai vui lòng chuyển sang Bước 4
- Tại giao diện chính, chọn mục “Khai Thuế” -> Tiếp đó chọn “Đăng ký tờ khai”.
- Chọn loại tờ khai “TB01/AC – THÔNG BÁO phát hành biên lai” và click chọn sau đó nhấn nút “Tiếp tục”
- Tiếp tục nhấn nút “Chấp nhận”
- Kiểm tra lại “Danh sách tờ khai đã đăng ký nộp qua mạng”, đảm bảo đã có tờ khai “TB01/AC – THÔNG BÁO phát hành biên lai”
Bước 4: Nộp thông báo phát hành biên lai điện tử
- Tại giao diện chính, chọn mục “Khai Thuế” -> Tiếp đó chọn “Kê khai trực tuyến”.
- Chọn loại tờ khai “TB01/AC – THÔNG BÁO phát hành biên lai” -> Chọn nút “Tiếp tục”
Điền các thông tin cần thiết bao gồm:
- Địa chỉ trụ sở: Chỉ điền đến hết Phường/Xã
- Mã biên lai: Chọn mã biên lai phù hợp với từng Doanh nghiệp
- Ký hiệu: phải có đủ 10 ký tự của ký hiệu biên lai
- Ký hiệu
Sau khi điền đủ thông tin chọn nút “Lưu nháp”, sau đó chọn nút “Ký và nộp tờ khai”
- Kiểm tra lại thông tin đã nhập và nhập mã PIN của ký số để ký từ khai
Bước 5: Nộp phụ lục mẫu biên lai điện tử
Tại bước này Doanh nghiệp bắt đầu tải file word đã chuẩn bị ở Bước 1
- Tại giao diện chính, chọn mục “Khai Thuế” -> Tiếp đó chọn “Tra cứu tờ khai”.
- Chọn ngày nộp từ ngày, đến ngày -> nhấn nút “Tra cứu” sẽ thấy được danh sách tờ khai đã nộp trước đó
- Trong danh sách tờ khai tìm cột “Gửi phụ lục” sau đó nhấn vào biểu tưởng upload.
- Tại giao diện tải phụ lục, giữ nguyên các lựa chọn mặc định và nhấn nút “Chọn tệp tờ khai”
- Tìm đến thư mục chứa file word đã chuẩn bị ở Bước 1 sau đó chọn Open
- Trang thuế sẽ hỏi mã PIN của chữ ký số và doanh nghiệp nhập lại mã PIN một lần nữa, sau đó sẽ hiện thông báo ký tờ khai thành công.
- Tiếp tục nhấn nút “Nộp tờ khai”
Bước 5: Theo dõi kết quả xử lý thông báo phát hành biên lai điện tử
Sau khi nộp thông báo, doanh nghiệp cần kiểm tra tình trạng xử lý của cơ quan Thuế qua hệ thống:
- Nếu được phê duyệt: Doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng biên lai điện tử.
- Nếu bị từ chối: Kiểm tra lý do và chỉnh sửa thông tin để nộp lại.
Thông thường cơ quan Thuế sẽ duyệt trong vòng 05 ngày kể từ ngày nộp.
Những lưu ý khi nộp thông báo phát hành biên lai điện tử
- Tuân thủ thời hạn nộp:
- Doanh nghiệp phải nộp thông báo trước ít nhất 5 ngày làm việc tính từ ngày bắt đầu sử dụng biên lai điện tử.
- Kiểm tra thông tin chính xác:
- Mọi thông tin trên thông báo phải chính xác và khớp với hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp.
- Sử dụng hệ thống ổn định:
- Tránh nộp vào giờ cao điểm để đảm bảo hệ thống không bị quá tải.
- Lưu trữ biên lai và hồ sơ:
- Doanh nghiệp cần lưu trữ bản sao thông báo và các tài liệu liên quan để phục vụ kiểm tra sau này.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Biên lai điện tử áp dụng cho những trường hợp nào?
Biên lai điện tử được áp dụng cho các giao dịch như:
- Thu phí, lệ phí tại cơ quan hành chính công.
- Các giao dịch thương mại điện tử hoặc thanh toán trực tuyến.
2. Có thể sửa thông báo phát hành đã nộp không?
Doanh nghiệp có thể sửa thông báo nếu phát hiện sai sót trước khi được phê duyệt. Nếu đã phê duyệt, cần làm công văn giải trình và nộp lại thông báo mới.
Kết luận
Việc nộp thông báo phát hành biên lai điện tử là bước quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ pháp luật, tối ưu quy trình quản lý và nâng cao uy tín. Hy vọng bài viết đã cung cấp đầy đủ thông tin và hướng dẫn chi tiết để bạn thực hiện thành công.
Hãy bắt đầu ngay hôm nay để đảm bảo hoạt động kinh doanh của bạn luôn minh bạch và chuyên nghiệp!